Officemanager
Bij ons opdrachtgever zijn we op zoek naar een office manager die het team gaat versterken. Als office manager ben jij de spin in het web en zorg je ervoor dat alles soepel loopt. Van inkoop tot personeelszaken, jij bent verantwoordelijk voor een breed scala aan taken.
Hoe ziet jouw dag eruit?
Als office manager help jij bij alle ondersteunende werkzaamheden op het gebied van inkoop, financieel, facilitair, administratief en personeelszaken. In deze functie ben je een echte spin in het web. Je takenpakket is op administratief gebied afwisselend waarin je zelfstandig je prioriteiten weet te bepalen en deadlines bewaakt. Je zorgt dat je aan al je diverse taken toekomt, omdat er veel ad hoc situaties zijn vliegt een dag voorbij. Je neemt de eerstelijns telefoon aan en zet deze door naar de juiste medewerker.
Inkoop
In deze functie ben je de spil van onze inkoopprocessen. Je beheert het gehele inkooptraject, vanaf het identificeren van de behoefte aan nieuwe materialen tot het controleren van de leveringen. Je zorgt voor een accurate registratie van alle inkomende goederen in ons softwaresysteem en werkt nauw samen met onze leveranciers om te garanderen dat de bestellingen tijdig en compleet worden geleverd. Bovendien ben je verantwoordelijk voor het up-to-date houden van onze productinformatie op de website.
Financieel
Daarnaast ben je als office manager ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van de financiële administratie. Je verwerkt inkomende facturen, controleert deze op juistheid en boekt ze in het financiële systeem. Daarnaast beheer je de debiteuren- en crediteurenportefeuille, stuurt aanmaningen en bewaakt de betalingstermijnen. Ook het verwerken van inkomende declaraties en het archiveren van financiële documenten behoren tot jouw takenpakket. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over de financiële administratie en je werkt nauw samen met de boekhouder.
Administratief
Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse administratieve taken, waaronder het versturen van post en pakketten, beheer van kantoor- en facilitaire benodigdheden, ondersteuning bij de planning, reservering van hotelovernachtingen en het regelen van toegangspassen.
Personeelszaken
Als office manager ben je het aanspreekpunt voor alle personeelszaken. Je zorgt ervoor dat de personeelsadministratie up-to-date is, van het plaatsen van vacatures tot het organiseren van feestelijkheden. Je bent degene die de verjaardagen en jubileums van onze bijna 100 medewerkers niet vergeet en zorgt voor een passende attentie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de organisatie van bedrijfsuitjes en de maandelijkse massages, waardoor je bijdraagt aan een positief werkklimaat.
Checklist
Wat wij bieden
Een afwisselende administratieve baan in een tof team bomvol leuke collega’s;
Een fijne werkomgeving in een inspirerend, sfeervol kantoor;
Een goed salaris en dito (arbeids-) voorwaardenpakket;
Dagelijks een gezonde lunch, sportschoolregeling, padel en yogales op de werkvloer;
Doorgroeimogelijkheden en volop ruimte om je persoonlijke ambities vorm te geven. Wij snappen dat als geen ander. Wij jagen immers ook onze dromen na…
Gezellige vrijdagmiddagen aan de bar met waanzinnig goede cocktails. Met passie geschud door onze beste cocktail bartenders!
Wat wij zoeken
Hebt minimaal twee jaar ervaring opgedaan als office manager of een vergelijkbare rol;
Beschikt over minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau;
Bent 32-38 uur per week beschikbaar;
Begeleid op een ondernemende en proactieve manier alle werkzaamheden;
Staat sterk in je schoenen, bent proactief, energiek en ontzettend leergierig;
Bent pragmatisch, hebt een hands-on mentaliteit en bent bovenal he-le-maal jezelf;
Werkt nauw samen met je collega’s van de planning en het managementteam maar hebt door je diverse taken contact met de hele organisatie. We zijn een team en zo werken wij ook;
Weet in de hectiek koers te houden en verlies je details niet uit het oog. Alles staat namelijk in het teken van het behalen van deadlines.
Vindt hard werken geen probleem, de werkzaamheden krijg je hoe dan ook af, prioriteiten en deadlines lopen tegelijk waardoor je veel balletjes in de lucht moet houden;
Ziet het als een uitdaging om het onmogelijke voor elkaar te krijgen;
Weet van aanpakken, bent flexibel en hebt geen 9-tot-5-mentaliteit;
Beheerst de Nederlandse taal uitstekend.
Over de werkgever
Deze bruisende organisatie, actief in de evenementenbranche, biedt een dynamische en creatieve werkomgeving voor enthousiaste professionals. Met een passie voor het creëren van unieke ervaringen, stimuleert het bedrijf samenwerking en innovatie om onvergetelijke evenementen te realiseren. Het team wordt aangemoedigd om hun talenten te ontplooien en nieuwe ideeën te verkennen, met ruimte voor groei en ontwikkeling. Een inclusieve bedrijfscultuur en een levendige sfeer dragen bij aan een inspirerende werkplek. Sluit je aan bij deze organisatie en maak deel uit van een team dat zich inzet voor het leveren van hoogwaardige evenementen en het overtreffen van verwachtingen.