Directie Secretaresse (M/V)
Als directiesecretaresse / management assistent zorg je voor structuur, overzicht en rust in de dagelijkse hectiek!
Hoe ziet jouw dag eruit?
ProRail is momenteel op zoek naar een ervaren directiesecretaresse die de directeur Projecten kan ondersteunen. De directeur Projecten is verantwoordelijk voor alle bouwprojecten van ProRail op, onder en over het spoor en stations, van begin tot eind. Daarnaast is de directeur Projecten eindeverantwoordelijk voor de bedrijfseenheid met meer dan 700 projectmedewerkers en lid van de ExCo. Als directiesecretaresse beheer je alles wat er op het bordje van de directeur terechtkomt.
In deze belangrijke functie zorg je voor structuur, overzicht en rust in de dagelijkse hectiek. Je vindt het leuk om te werken in een gevarieerde rol en bent iemand die graag de handen uit de mouwen steekt. Het stellen van prioriteiten en oplossingsgericht samenwerken zijn belangrijke aspecten van jouw werkstijl. Hoewel je een zelfstandige functie hebt, werk je nauw samen met andere (directie-) secretaresses van andere bedrijfsonderdelen/RvB, de bestuursstaf en het MT Projecten. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel en organisatorisch gebied om de directeur in staat te stellen haar functie op een effectieve en efficiënte manier uit te voeren. Dit vereist een vooruitziende blik en een proactieve benadering van het werk.
Je bent sterk in het beheersen van relevante informatiestromen en kunt de belangrijkste informatie onderscheiden van de bijzaken. Jouw werkzaamheden bestaan voornamelijk uit het plannen en organiseren van vergaderingen, waarvoor gedegen en zeer complex agendabeheer vereist is. Je zorgt ervoor dat alle benodigde faciliteiten van tevoren zijn geregeld, inclusief bijeenkomsten, vergaderlocaties, catering en vervoer indien nodig. Bovendien ben je het aanspreekpunt voor interne en externe contacten, zoals aannemers, ingenieursbureaus en het ministerie.
Checklist
Wat wij zoeken
- Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding en meerdere jaren ervaring in een soortgelijke (directie)secretariële functie.
- Je bent helemaal thuis in het MS Office-pakket (Word, Teams, SharePoint, Excel en PowerPoint) en weet goed om te gaan met vertrouwelijke documenten.
- Je bent accuraat, je hebt de zaken op orde en ook onder druk behoud je het overzicht.
- Je herkent je in kwaliteiten als doortastend, flexibel, betrouwbaar en samenwerkingsgericht.
- Je bent organisatiesensitief en hebt gevoel voor politieke verhoudingen. Je weet hoe de verschillende stakeholders moeten worden benaderd.
Wat wij bieden
- Een strak salaris…KATSJING!
- Werken via het leukste uitzendbureau van Nederland: Career Rebels;
- Onze R&D rebels begeleiden jou in alles: hulp bij het invullen van urenbrief voor je eerste werkdag tot het goedkeuren van je vakantiedagen;
- Een fantastische werkomgeving, met super gemotiveerde collega’s die jou gaan ondersteunen;
- Toetreden tot de Rebel University om je kennis te vergroten door middel van meer dan 80 online cursussen;
- Een kans op overname/verlenging bij de opdrachtgever;
- Doorgroeimogelijkheden
- Vakantiegeld %
- Mogelijkheid tot vast dienstverband
- Onregelmatigheidstoeslag
- Flexibele werktijden
Over de werkgever
ProRail is spoorwegbeheerder. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor het onderhoud, de vernieuwing, de uitbreiding en de veiligheid van het Nederlandse spoorwegnet. We verdelen als onafhankelijke partij de ruimte op 7.000 kilometer spoor, regelen alle treinverkeer (1,4 miljoen ritten per werkdag) en bouwen en beheren stations. Dit doen we met aandacht voor onze samenleving én met oog voor toekomst.