Directiesecretaresse [M/V]
Voor het bestuurssecretariaat zoekt het Nova College in verband met ziektevervanging tot de zomervakantie een ervaren directiesecretaresse [M/V] voor 24 uur per week op maandag, dinsdag en donderdag.
Hoe ziet jouw dag eruit?
Voor het bestuurssecretariaat zoekt het Nova College in verband met ziektevervanging tot de zomervakantie een ervaren directiesecretaresse [M/V] voor 24 uur per week op maandag, dinsdag en donderdag.
Ben jij op zoek naar een spilfunctie waarbij je ons bestuur optimaal ondersteunt? En waarin je een belangrijke schakel bent binnen een dynamische organisatie met een grote maatschappelijke verantwoordelijkheid? Lees snel verder!
Wat ga je doen?
In een grote diversiteit aan werkzaamheden sta jij jouw bestuurslid proactief bij. Je hebt zowel secretariële werkzaamheden als ondersteunende en organisatorische werkzaamheden. Jij zorgt ervoor dat alle zaken efficiënt en soepel verlopen. Hierbij is het belangrijk om voor zowel jezelf als voor de bestuurder, de juiste prioriteiten te stellen en overzicht te creëren. Hier is jouw talent voor organiseren en verbinden van partijen van cruciaal belang. Naast je werk voor Florus, voer je ook ondersteunend werk uit voor de bestuurssecretaris, controller en bedrijfsjurist. Jouw werkzaamheden:
Beheer van de agenda en mailbox. Omdat jij altijd twee stappen vooruit denkt, signaleer en attendeer jij tijdig op nakoming van afspraken of mogelijke problemen in de planning. Hierbij bewaak je ook deadlines. Ook ben je verantwoordelijk voor het behandelen en screenen van binnenkomende vragen en correspondentie, indien noodzakelijk verwijs je door naar de juiste persoon. Daarnaast ook voor het afhandelen van fysieke en digitale correspondentie, het redigeren van (uitgaande) teksten op spelling, grammatica, opmaak en inhoud en het zorgdragen voor een compleet administratief bestuur archief en correct beheer hiervan. Ook verzorg je het plannen en voorbereiden van (digitale) vergaderingen. Dit zijn het wekelijkse CvB-overleg en de vier wekelijkse directieraad. Hierbij maak jij ook de notulen en bewaak je actielijsten en het organiseren en coördineren van overige bijeenkomsten en besprekingen, geïnitieerd door het bestuur, bestuurssecretaris of controller
Ook ga je actief meedenken in de ontwikkeling en professionalisering van het bestuurssecretariaat. Jouw digitale vaardigheden leveren hieraan een belangrijke bijdrage. Kortom: een zeer afwisselende en cruciale functie, waarin je samen met je collega de oren en ogen van het bestuur bent!
Checklist
Wat wij zoeken
Je bent een directiesecretaresse [M/V] met minimaal 5 jaar werkervaring op bestuursniveau. Je bent proactief, accuraat, digitaal vaardig en stuurt op prioriteiten. Je hebt een klantvriendelijke houding en bent helder en duidelijk in jouw communicatie.
- Een afgeronde secretariële opleiding en hbo werk- en denkniveau;
- Door jouw werkervaring weet je wat je te wachten staat en ben je direct inzetbaar, je maakt je dingen snel eigen en kunt direct meedraaien in de dagelijkse werkzaamheden;
- Je bent dienstverlenend ingesteld en kunt ook kritisch en kwaliteitsgericht meedenken;
- Je bent organisatiesensitief;
- Je houdt altijd je hoofd koel en bewaard de rust;
- Je hebt een hands-on mentaliteit, humor en kunt hiermee goed relativere;
- Tot slot ben je beschikbaar op maandag, dinsdag en donderdag.
Wat wij bieden
- Een baan met veel verantwoordelijkheid;
- Aan het werk via het leukste uitzendbureau van de wereld en omstreken > Career Rebels;
- Een goed salaris volgens de MBO CAO;
- Reiskostenvergoeding;
- Vakantiegeld 8,33%;
- Gratis parkeergelegenheid;
- Opleidingsmogelijkheden;
- Vakantie- / verlofdagen;
- Eventueel kans op verlenging / overname;
- En veel meer!
Over de werkgever
Het Nova College is een regionaal opleidingencentrum, opgericht in 1996, met vestigingen in de regio IJmond, gemeente Haarlem, Haarlemmermeer en Amstelveen. De school biedt meer dan 130 opleidingen in het middelbaar beroepsonderwijs en vavo, Nederlands en rekenen in het volwassenenonderwijs. Jaarlijks studeren er ongeveer 12.500 studenten, van wie circa 10.000 een beroepsopleiding volgen. De school heeft 1.200 medewerkers. De opleidingen zijn verdeeld over de locaties Beverwijk, Haarlem, Hoofddorp, IJmuiden en Harlingen.